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16 de diciembre de 2014

SIDRA: El éxito esta vez sí es posible

Por: Rossana Fuentes, Jefa Depto. Gestión de Recursos para el Modelo, División de Atención Primaria MINSAL (DIVAP).

La presentación que realizó la DIVAP en el último taller organizado por TIC Sectorial, para revisar avances y coordinar tareas en torno al avance del proyecto SIDRA, tuvo la intención de revisar el desarrollo de la organización respecto de la informatización de procesos.

Cuando se inició el año 2007 el Proyecto Consultorios Sin Papel, se diagnosticó un precario desarrollo organizacional en este ámbito, en todos los actores involucrados en dicho proceso (MINSAL; Servicios de Salud; Comunas y empresas TIC).

I. Desde el pasado complejo al presente promisorio:

Mirando hacia atrás es conveniente hacer un balance respecto de aquellos aspectos centrales en los que se juega el éxito de la estrategia y ver como éstos han evolucionado o no, a saber:

1.- Decisión estratégica:

El año 2007, se inició el Piloto con el foco de evitar el cierre de los establecimientos para “hacer el censo de población”, esto porque el cierre, que solía ser de dos y hasta tres días,  impactaba en la atención de nuestros usuarios. Esto aunque fue una iniciativa del subsecretario de la época, no se consideró como una decisión estratégica, que alineara recursos, tensionara a la organización, etc. Fue considerado como un Piloto.

Hoy sigue sin ser una decisión estratégica. El vértice estratégico de la organización y del sistema, sigue apareciendo ajeno a los avatares del proyecto, no es un tema que aparezca priorizado ni en el discurso ni en la práctica. Sigue apareciendo como un problema de los informáticos y no cómo una estrategia que está al centro de la consecución de objetivos sanitarios y la mejora de la calidad de la atención, particularmente en el ámbito de la seguridad del paciente y muy centralmente como una estrategia al servicio de la coordinación de una Red cuya gobernanza tiene que resolver la participación de múltiples y variados mandantes.

Central en esta decisión es cómo definimos cuál es el Sistema de Información más adecuado para los requerimientos del Modelo. Hemos dicho desde hace años, que debemos avanzar desde la mirada vertical de los programas a la mirada longitudinal de los episodios. Estamos convencidos de que los sistemas de información y específicamente el Registro o Historia Clínica Electrónica, deben constituir un soporte en la toma de decisiones en el box, además de responder a las necesidades de contar con información poblacional que alimenta las decisiones de los niveles estratégicos a nivel, comunal, de Red y del Ministerio.

2.- Proyectos desconectados de la gestión clínica.

En el punto anterior se esbozó este problema. El error del año 2007 fue haber bajado los proyectos a través de los Departamentos de Informática, sin considerar que la informática es el soporte del sistema de información, pero que el foco es un adecuado diseño y discusión acerca de cuál es el Sistema de Información que da cuenta de manera más adecuada de los requerimientos de nuestro Modelo de Atención y de Gestión. Esto quiere decir, que una cosa es el Sistema de Información, en el que el expertis está en los clínicos y administrativos expertos en las “reglas del negocio” y otra cosa es la informatización, cuyo expertis si está en los informáticos.

A la articulación exitosa de ambos mundos conspiran al menos los siguientes elementos:

  • Nuestras organizaciones de salud se definen como organizaciones racionales o burocráticas, burocracias maquinales según la taxonomía de Minzberg[1]. Esto da cuenta de organizaciones estructuradas sobre la base de funciones, más que de procesos. Esta organización da cuenta de la creación de verdaderas parcelas del conocimiento y del hacer experto. La decisión de romper esta organización vertical y generar procesos transversales es una decisión estrategia que requiere de una permanente dirección, esto es supervisión en la consecución de los objetivos propuestos. La gerencia de este proceso debe recaer en un clínico experto en sistemas de información.
  • Sobrecarga de los profesionales clínicos por una parte y poco expertis en el ámbito de los sistemas de información y de la informática clínica. Sin la decisión de nuestros directivos de fortalecer los proyectos con profesionales que cumplan con este perfil. Al respecto no debemos olvidar que el día a día de nuestros directivos de Red, se consume en las urgencias permanentes del sector por la falta de especialistas o el colapso de nuestros servicios de emergencia, los esfuerzos (humanos y de recursos) de nuestros directivos están puestos ahí produciéndose una verdadera trivialización de este tipo de proyectos.[2]

3.- Industria débil y con malas prácticas empresariales.

El año 2007 uno de los factores críticos de fracaso del proyecto fue una inadecuado diagnóstico del estado en el que se encontraba la industria de las TIC – Salud. Se pensó erróneamente que existía un mayor desarrollo de este ámbito con empresas robustas y con  bagaje internacional. La verdad es que nos encontramos con pequeñas empresas, con pocos recursos y que vieron en el Piloto la posibilidad de crecer como empresas.

La estrategia fue ganar las licitaciones y llegar sin producto a desarrollarlos con nuestras horas profesionales (las de nuestros equipos clínicos) y con nuestros recursos (Piloto), lamentablemente ni el MINSAL, ni menos las comunas tuvieron la fuerza de parar esa mala práctica empresarial, sino que por el contrario se le dio luz verde constituyéndose en una práctica que se mantiene hasta el día de hoy.

Si sumamos a esto a usuarios poco empoderados “que no sabían lo que querían y compraban lo que les vendían”[3] nos encontramos en el inicio de un circulo poco virtuoso que se consolidó con el tiempo.

II. Del presente promisorio al futuro exitoso:

Lo anterior no busca generar desaliento, sino que poner el foco en aquellos puntos que, sin duda son críticos para el éxito del proyecto SIDRA, pero debemos reconocer signos alentadores desde los que debemos poder construir:

  1. Existencia de un lenguaje común:

En el reciente Taller SIDRA, se apreció con mucha fuerza la existencia de diagnósticos compartidos; lenguajes comunes; sueños y esperanzas en plena coincidencia entre los actores relevantes de las redes.

Hoy por ejemplo nadie cuestiona que es la Historia Clínica Electrónica el estándar a alcanzar.

  1. Golpe de timón en el Liderazgo del proyecto:

El nuevo equipo de TIC Sectorial, ha generado un quiebre en como se venía, pensando, analizando y gestionando el proyecto. La realización de un taller integrado por todos los actores relevantes de nuestras redes para evaluar la estrategia, es una señal potente de que este es un trabajo integrado y no sólo de los informáticos.

Se requiere si el compromiso decidido de nuestros gestores de Redes, al menos en dos ámbitos

  • Priorizar la estrategia, esto conlleva alinear recursos.
  • Destinar profesionales clínicos con experiencia tanto en APS como en Hospitales con dedicación exclusiva a liderar el proyecto SIDRA.
  1. Del laissez faire al ejercicio del rol normativo del MINSAL.

De la misma manera se observa que el aprendizaje da sus frutos. El MINSAL a través de la coordinación del equipo TIC ha generado una serie de grupos de tareas para generar estándares, en todo los ámbitos posibles, esto se está haciendo por lo demás con los expertos del negocio, lo que garantiza pertinencia en su construcción.

De esta manera se envía una señal potente a la Industria de las TIC., respecto de los estándares tanto en funcionalidades; estructuración de los datos (calidad); manejo de base datos; seguridad en el manejo de la información (tema puesto con mucha fuerza por los referentes clínicos de las distintas redes), etc. De manera que no vuelva a quedar esa sensación de abandono a la hora de negociar con las empresas que los equipos locales manifestaron en el encuentro. La estandarización es la llave maestra en este deseo de avanzar en calidad de nuestros sistemas y le da al fin poder de negociación a nuestros equipos. Las empresas ya no podrán imponen lo que quieren.

Queda si, por abordar que hacer con aquellas empresas ya instaladas y que no cumplan los estándares definidos y no obstante esto, no se puedan rescindir contratos.

Ahora bien el llamado a terminar con esta verdadera anarquía informativa, también recae dentro del sector, debemos de una vez a comprometernos a terminar con los “sistemas islas” , es cierto, que estamos en un período de transición y que las necesidades de información pertinente y de calidad son muchas, pero una buena manera de alinear estas necesidades con la estrategia es explicitarlas al equipo TIC sectorial y con su asesoría y paraguas generar soluciones aisladas sólo en casos muy apremiantes. El objetivo final es concretar el Repositorio de Datos de Salud Nacional, sin duda, esa es la visión, y la invitación es que todos aportemos a su éxito.

  1. Ojo con el discurso de la usabilidad de los Sistemas

Otro tema puesto con mucha fuerza, es esta suerte de resistencia que estaría mostrando el estamento médico respecto del uso de los sistemas.

Al respecto una reflexión. La mayoría de nuestro personal médico trabaja en el Sistema Privado, dónde la informatización lleva bastante más tiempo que en el sector público, sin que el tema de la usabilidad haya aparecido en dichas implementaciones. Entonces se requiere hilar más fino respecto a esta supuesta resistencia, sus causas reales y la manera más óptima de abordarlas en conjunto.

  1. Gestión del cambio.

El 80% del éxito se juega en una adecuada Gestión del Cambio. En el Taller se recogieron abundantes ejemplos de buenas y malas prácticas. Al respecto es necesario mejora los contratos y las obligaciones contractuales en este ámbito específico de parte de las empresas. Así por ejemplo el soporte correctivo y el evolutivo debe quedar normado en el contrato, y especialmente, todas las actividades que deben incorporar una adecuada gestión del cambio, que ya no puede ser una capacitación escuálida y una mesa de ayuda que no funciona, Debemos pasar a otro estadio en esta actividad que repetimos es central en el éxito del proyecto.

III. Una invitación a soñar y a concretar

Un último llamado a no desaprovechar el estado de ánimo construido en el Taller SIDRA reciente. Las organizaciones construyen a partir de estados de ánimos discursos que pueden transformar la realidad.

Todos quedamos con tareas a realizar de manera de pasar del buen diagnóstico a las experiencias exitosas.

Hoy tenemos masa crítica en las Redes Asistenciales, ganas de avanzar y de concretar. Existe la idea sí que este tema sigue siendo inadecuadamente priorizado por las autoridades tanto del nivel central como de nuestras Redes. Es tarea de todos comenzar a mostrar frutos de manera de demostrar que  el éxito esta vez sí es posible.

[1] Mitzberg Henry,  “La estructura de las organizaciones”. Madrid 2006.

[2] CEPAL-DEIS, “Manual de Salud Electrónica Para Directivos de Servicios y Sistemas de Salud. Volúmen II. Aplicaciones de las TIC a la Atención Primaria de Salud”. Madrid 2014.

[3] OPS. “El establecimiento de Sistemas de Información en Servicios de Atención en Salud. Guía para el Análisis de Requisitos, especificación de las aplicaciones y adquisición”.  Washington, Julio 1999.